Kopiarka to nieodłączny element wyposażenia biura, jednak zakup takiego urządzenia wiąże się z stosunkowo dużym wydatkiem. O ile w korporacjach i dużych przedsiębiorstwach, znajdą się fundusze na zakup kopiarki, to małe, mniej zamożne firmy najczęściej decydują się na dzierżawę, czy też wynajem takiego urządzenia.
Mimo to, w wielu prywatnych domach można znaleźć kopiarkę, mimo że jest to duży wydatek, ale czy rzeczywiście opłacalny? By rozwiązać tę zagadkę, na zakup kopiarki należy spojrzeć przez pryzmat dwóch aspektów. Pierwszym z nich jest - oszczędność. Mianowicie, nie chodzi tu w sposób bezpośredni o pieniądze, zakup kopiarki to przede wszystkim oszczędność czasu oraz gwarancja wydajności i efektywności pracy. Firmy, które nie posiadają własnej kserokopiarki, zmuszone są do wykonywania kopii w punkcie do tego przeznaczonym, co wymaga poświęcenia czasu no i pieniędzy. Gdy przedsiębiorstwo dysponuje kopiarką, wykonywanie kopii odbywa się niejako w tle, a koszty ograniczają się jedynie do ceny arkuszy papieru, tuszu oraz ewentualnego serwisowania. Posiadanie kopiarki przez firmę, wpływa w pośredni sposób na image marki, ponieważ jej kontrahenci nie będą obarczeni czekaniem na wybrane dokumenty. Kluczem do podejmowania decyzji, niezależnie od rangi są zawsze pieniądze, tak dzieje się również w przypadku zakupu kopiarki. Koszty związane z funkcjonowaniem kopiarki są proporcjonalne do ilości dokumentów, skanowanych, kopiowanych itp. dlatego ważne jest porównanie bilansu zysków i strat w przypadku kopiowania w specjalistycznych punktach, z przeanalizowaniem korzyści płynących z dzierżawy, wynajmu czy też kupna kopiarki.