Gdy chcemy kupić kserokopiarkę powinniśmy zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii. Przede wszystkim, jaki format papieru będzie mógł zostać wykorzystany w danym urządzeniu. Jeśli będzie tam opcja A3 to sprzęt powinien sobie poradzić również z mniejszymi papierami. Jeśli jest zapotrzebowanie na takie druki, to zawsze warto taką opcję sprawdzić. Istotnym elementem będzie między innymi to jakie możliwości miesięcznego obciążenia da takie urządzenie. Jest to ważne, szczególnie jeśli prowadzi się duże biuro, które będzie generować dużo dokumentów każdego miesiąca.
Funkcjonalność
W przypadku różnych urządzeń funkcjonalność jest tak naprawdę mocno zróżnicowana i co za tym idzie zawsze warto sobie sprawdzić czy sprzęt daje możliwość skanowania, drukowania czy faksowania. Czasami mają również dupleks czyli druk dwustronny czy też połączenie do pracy w sieci komputerowe. Dodatkowo w niektórych sprzętach umieszczone są dodatkowe podajniki papieru, dzięki czemu nie będzie trzeba ciągle uzupełniać kasety z papierem. Gdy wybieramy urządzenie, warto sobie pomyśleć o tym na jakich funkcjach najbardziej nam zależy.
Koszty eksploatacji
Wybierając sprzęt trzeba wziąć pod uwagę jakie będą koszty związane z jego używaniem. Oczywiście trzeba myśleć o tym, że do zmiany będzie toner czy będzie konieczna regularna konserwacja, to wszystko będzie generowało koszty związane z takim urządzeniem. Czasami przy kupnie można podpisać umowę gwarancyjną i w przypadku różnych problemów sprzęt będzie nam naprawiany. W przypadku urządzeń A3 można liczyć na dłuższą gwarancje, która może być różnicowana zakresowo. Są takie gwarancje, które odnoszą się między innymi do czasu jak i też do liczby kopii, które można takim urządzeniem wykonać. Dlatego wszystkie te opcje trzeba sobie dokładnie sprawdzać przed zakupem.
Podobnie warto się zastanowić, czy lepszym rozwiązaniem będzie kupno jednego dużego urządzenia czy też kilku mniejszych. Jest to uzależnione między innymi od potrzeb firmy i funkcjonalności oraz tego co robią w firmie pracownicy. Jeśli każdy z nich potrzebuje drukarki to lepiej postawić na kilka mniejszych urządzeń a nie na jeden duży sprzęt dla całej firmy.