Wydaje się, że w każdym biurze urządzenie wielofunkcyjne będzie takim elementem, który dobrze się sprawdzi. Jednak trzeba sobie przemyśleć czy od razu musimy je kupować czy czasami lepiej nie sprawdzi się jego dzierżawa.
Rozpoczynając działalność trzeba na początku budować swoją markę i na to idzie większość kapitału. Dlatego większość firm nie myśli wtedy o wyposażeniu i nie chce kupować sprzętu. Co jednak gorsze to fakt, że wiele firm w ogóle nie wie o tym jak wielkie znaczenie dla przedsiębiorstwa będzie miało dobrze urządzenie. Szczególnie, że dotyczy to wielu kwestii. Gdy decydujemy się na sprzęt, to większość osób chce od razu kupować nowe urządzenia. Obecnie mamy duże grono osób, które starają się podkreślać, że czasami lepszym rozwiązaniem będzie dzierżawa takich urządzeń.
Eksperci starają się podkreślać, że dla mniejszych czy średnich firm taka forma będzie rzeczywiście bardzo dobra. Jeśli potrzebujemy urządzenia do firmy to będzie to raczej dość drogi sprzęt. Dlatego jeśli firma chce sprawnie funkcjonować musi myśleć o dużym wydatku. W związku z tym dzierżawa może się stać dużo lepszym rozwiązaniem niż kupowanie urządzenia. Warto pamiętać o tym, że kupno sprzętu nie będzie zamykało nam wydatków. W każdym takim urządzeniu pojawiają się także koszty związane z eksploatacją urządzenia. Trzeba tam wymieniać toner, dokonywać napraw czy serwisowych przeglądów. A to oczywiście wszystko związane jest z wydatkami.
W sytuacji, gdy zdecydujemy się na dzierżawę urządzenia to sprawa kosztów jest dla nas dużo lepiej rozwiązana, ponieważ wszystkie koszty ponoszone będą wyłącznie przez tą firmę, która urządzenie ma jako właściciel. To ten proponujący usługę dzierżawy zajmuje się konserwacją urządzenia, wymianą elementów związanych z eksploatacją sprzętu. Natomiast użytkownik, który decyduje się na dzierżawę musi być wyłącznie przygotowany na koszty, które związane będą z ilością wykonywanych kopii. Umowy kształtuje się tak, ze płaci się tylko za wykonane kopie co bez wątpienia jest korzystnym rozwiązaniem.